Apakah Usaha Jasa Dapat Mengimplementasikan SOP?

Mengimplementasikan SOP (Standard Operating Procedure) terkadang lebih memberikan tantangan tersendiri dibandingkan dengan menyusun SOP.  Terdapat proses perubahan yang terkadang sulit untuk dijalankan organisasi secara konsisten.  Beberapa bisnis yang adalah skala start up ataupun bisnis yang menjalankan proses operasional nya dalam bentuk struktur organisasi sederhana namun dengan output kompleks terkadang terlihat tidak konsisten menjalankan sistem.

Ketika suatu kondisi dimana perusahaan yang akan mengimplementasikan SOP lebih berorientasi pada proses, maka terdapat strategi khusus dalam mengimplementasikan SOP yang telah disusun. Berikut adalah konsep mengimplementasikan SOP secara tepat dalam industri jasa.

(1) Pendekatan Pada Proyek

Proses pelaksanaan atas sistem tim yang berbeda dalam setiap proyek, menyebabkan sifat generik adalah melekat pada output desain yang akan dihasilkan oleh perusahaan. Penyusunan desain sistem harus diperkuat atas proses perusahaan dalam mendesain output yang dihasilkan.  Pendekatan aplikasi dijalankan dan dievaluasi dalam setiap proyek pekerjaan yang dihasilkan oleh perusahaan.

(2) Pendekatan Kebutuhan Pelanggan

Resiko terbesar dari perusahaan jasa adalah kegagalan untuk memenuhi kebutuhan pelanggan. Bagaimana suatu desain atas proses dijalankan untuk dapat memastikan bahwa resiko tersebut terhindarkan melalui sistem. Pendekatan implementasi dilakukan dapat dilakukan dengan menggunakan desain house of quality dimana seluruh kebutuhan pelanggan terdata dan dipastikan terpenuhi oleh organisasi.

Bagaimana perusahaan dapat menjalankan konsep sistem secara tepat, proses mendesain dan mengimplementasikan sistem harus dijalankan secara hati-hati dan unik pada setiap organisasi. Lakukan proses pencarian referensi eksternal yang tepat untuk dapat memastikan SOP berjalan secara efektif dalam perusahaan Anda. (amarylliap@gmail.com, 08129369926/081335632084)

Desain SOP Berdasarkan Pendekatan ISO 9001:2015

Banyak perusahaan saat ini telah memahami fungsi penting atas SOP (Standard Operating Procedure) dalam perusahaan. Tidak sedikit perusahaan telah memiliki SOP  dan memiliki Sistem ISO 9001, namun kedudukan SOP dalam Sistem ISO hanyalah bersifat seperti Working Instruction saja ataupun pelengkap prosedur.

Dalam versi terbaru ISO 9001:2015, terdapat perubahan dalam penyusunan sistem pendekatan pembuatan SOP. Hal yang pasti, pendekatan terhadap "apa yang diproses" menjadi "apa yang ditulis" direvisi menjadi pendekatan penyusunan sistem berbasiskan resiko. Lalu bagaimana tahapan dari proses desain SOP yang tepat berdasarkan pada pendekatan ISO 9001:2015.

Tahap ke-1, Menyusun Perencanaan Sistem
Rancang sistem dengan berdasarkan pada desain input dan output proses. Lakukan proses identifikasi atas resiko yang muncul tersebut secara tepat dan efektif. Pastikan bahwa seluruh detail atas tahapan proses terlingkupi dengan tepat. Ada baiknya perusahaan menggunakan jasa konsultan SOP sebagai pihak eksternal yang dapat melakukan analisis referensi eksternal yang tepat dalam menyusun perencanaan sistem.

Tahap ke-2, Menyusun Sistem
Dari seluruh data yang didapat lakukan proses penyusunan sistem, susun secara mendetail akurat serta terstruktur. Lakukan proses penyusunan sistem dari rancangan desain yang dimaksudkan tersebut. Pastikan bahwa rancangan sistem terverifikasi dengan tim operasional untuk memastikan ketepatannya.

Tahap ke-3, Melakukan Proses Evaluasi
Ada baiknya perusahaan melakukan proses desain atas evaluasi secara tepat dan efektif. Melakukan proses pemastian bahwa proses evaluasi dijalankan secara maksimal dengan metode akurat untuk dapat memastikan evaluasi berjalan secara tepat.

Tahap ke-4, Melakukan Proses Penetapan Tindakan Perbaikan
Memastikan kembali adanya proses tindakan perbaikan dalam bentuk koreksi atas sistem yang telah disusun. Menjalankan program perbaikan secara tepat dan akurat untuk dapat memastikan bahwa tindakan perbaikan yang dijalankan adalah tepat dan efektif.

Lakukan proses pencarian referensi eksternal yang tepat untuk dapat memastikan bahwa program penyusunan sistem dilakukan dengan tepat dan efektif. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)